Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 29.9.2018. Viimeisin muutos 28.9.2018.

Rekisterinpitäjä

Kokkolan Matkatoimisto Oy
Tehtaankatu 8
67100 Kokkola
+358 6 8238 300

Yhteyshenkilö

Kimmo Kalliokoski
Tehtaankatu 8
67100 Kokkola
+358 6 8238 324
kimmo@kokkolanmatkatoimisto.fi

Rekisterin nimi

Osallistujarekisteri (matkat)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Annettuja henkilötietoja käytetään Kokkolan Matkatoimisto Oy:n järjestämien matkojen
toteuttamiseen sekä uusien vastaavien tilaisuuksien markkinointiin. Matkan ja/tai
tapahtuman jälkeen asiakkaalle voidaan lähettää myös kyselyjä ja tiedotteita.
Matkan ja/tai tapahtuman jälkeen henkilön perustietoja (nimitiedot, sähköpostiosoite ja
yrityksen/organisaation nimi) säilytetään viisi vuotta, ellei rekisteröity käytä rekisteristä poistooikeuttaan.

Rekisterin tietosisältö

etu- ja sukunimi
osoitetiedot
puhelinnumero
sähköpostiosoite
syntymäaika
sukupuoli
pakettimatkojen ja lisäpalveluiden varaukseen liittyvät tiedot kuten matkakohde, matkapäivät, varauspäivä, hotellitiedot, laivatiedot, lentotiedot, matkan hinta, alennukset ja alennusperusteet, myyntikanava ja mahdollinen virkailija, varausseurue, matkaan liittyvät lisäpalvelut, kanta-asiakasnumerot
kampanjahistoria
asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
yritysasiakkailta yrityksen nimi ja y-tunnus
mahdollinen passin numero
mahdollinen Tallink Siljan Club One -numero
asiakkaan yksilöivä tunnistenumero

Säännönmukaiset tietolähteet

Matkaan ja/tai tapahtumaan osallistuva henkilö antaa ilmoittautumisen yhteydessä
osallistujien tiedot omalla ja muiden osallistuvien henkilöiden suostumuksella.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Annettuja henkilötietoja siirretään matkan ja/tai tapahtuman toteuttamisen
kannalta oleellisille yhteistyökumppaneille. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos käyttäjän pyytämän palvelun tekninen toteuttaminen sitä edellyttää, tai jos se on muutoin välttämätöntä henkilötietolain pykälän 23 osien 2–5 mukaan. EU:n ulkopuolisilta yhteistyökumppaneilta edellytetään EU:n tietosuojakäytäntöjen täyttämistä.

Palvelun toteuttamiseksi luovutetaan palvelun tarjoamisen kannalta välttämättömät tiedot palvelun tarjoajalle, esimerkiksi laivayhtiöille, lentoyhtiöille ja hotelleille. Asiakkaan tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille myynti- tai markkinointitarkoituksiin ilman asiakkaan erikseen antamaa lupaa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Rekisterinsuojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Manuaalista osallistujarekisteriä ei ylläpidetä.

ATK:lla käsiteltävät tiedot
Osallistujarekisteriä säilytetään ja ylläpidetään niiden käyttöön tarkoitetuissa järjestelmissä.
Kokkolan Matkatoimiston henkilökunta kirjautuu eri järjestelmiin henkilökohtaisilla
käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa osallistujarekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö omien
tietojen tarkastuksesta pyydetään lähettämään osoitteeseen myynti@kokkolanmatkatoimisto.fi.
Henkilötietoja koskevien pyyntöjen tekeminen on maksutonta kerran vuodessa. Lisäpyynnöistä
saatamme periä kohtuullisen maksun hallinnollisten kustannusten kattamiseksi.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia osallistujarekisteriin tallennettujen virheellisten tietojen
korjaamista. Pyyntö omien tietojen korjaamisesta pyydetään lähettämään osoitteeseen
myynti@kokkolanmatkatoimisto.fi.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää osallistujarekisterissä olevien tietojen postamista. Pyyntö
omien tietojen poistamisesta pyydetään lähettämään osoitteeseen myynti@kokkolanmatkatoimisto.fi.

z